Описание
Ранее работа с корреспонденцией и документами велась в полу ручном режиме – хранение документов в формате скан-копий внутри системы осуществлялось только после согласования в бумажном виде. Документы передавались сотрудниками лично, согласование занимало неопределённое время, не хватало понимания актуальных статусов и местоположения документов, не было прозрачной отчётности по исполнительской дисциплине. Хранилище документации быстро росло, возникали сложности поиска нужных объектов (реквизитов, по которым можно было осуществлять поиск, было недостаточно для быстрого поиска и однозначной идентификации файлов), возникали задержки и ошибки в обработке документов.
Определив цель модернизации существующего документооборота для ускорения процессов обработки и снижения потерь времени, Заказчиком было принято решение о внедрении новой современной системы электронного документооборота с помощью привлечения профессиональной проектной команды. В качестве партнёра руководство предприятия привлекло Воронежский офис компании «Первый Бит». При выборе Исполнителя клиент руководствовался тем, что проектная команда уже имела успешный опыт внедрения СЭД на базе «1С:Документооборот» на многих предприятиях с различной спецификой.
Так как опыт работы с электронными системами документооборота у сотрудников секретариата уже имелся, то выбор был сделан в пользу экспресс-внедрения по конкретно поставленным задачам:
- изменить настройки хранения скан-копий документов для предотвращения «утяжеления» рабочей базы;
- изменить состав метаданных документов для быстрого точечного поиска по различным реквизитам;
- максимально увеличить долю автоматически заполняемых данных (в том числе в документах, формируемых по шаблонам);
- снять с сотрудников нагрузку по поддержке НСИ в актуальном состоянии.
Были проведены работы по ключевым этапам внедрения электронного документооборота. Первым этапом осуществлён сбор требований, проведён анализ текущей ситуации и заявляемых проблем. В результате с ключевыми пользователями были выработаны и согласованы процессы обработки входящей / исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, доверенностей, заявок, протоколов и др.). В частности, реализованы требования по автоматическому заполнению Подразделения в документе не из родительского подразделения, подготовившего документ, а из подразделения сотрудника из реквизита «Ответственный». Стала возможной подстановка в тему исходящего письма по типу «шаблон организации», а потом заголовок исходящего документа.
Выполнено начальное наполнение нормативно-справочной информации в новой системе. Для справочников, содержание которых требует актуальных данных (Сотрудники, Контрагенты), была проведена синхронизация с учётной системой «1С:Бухгалтерия». В ходе анализа вариантов реализации требований было принято решение отказаться от синхронизации с «1С:Зарплата и управление персоналом» для получения данных о сотрудниках, так как такой вариант обмена данными затрагивает вопрос о передаче персональных данных, который требует деликатного подхода. Заполнение справочника в «1С:Документооборот» выполнен по данным справочника «Физические лица» с отбором по данным справочника «Сотрудники» из «1С:Бухгалтерия».
Созданы структура документации и шаблоны документов, настроены (в том числе программно) правила автозаполнения реквизитов и шаблонов. Например, были созданы шаблоны исходящих писем на утвержденных бланках организации, заполняемые реквизитами объекта системы. Небольшая доработка позволила размещать электронный оттиск с результатом резолюции на файл PDF, что помогло также отказать от процесса получения скан-копии с резолюцией при движении документа внутри организации.
Завершающим этапом было проведено обучение ответственных пользователей, подготовлены консультационные материалы. Проектной командой организована поддержка после старта эксплуатации и донастройка отдельных процессов по пожеланиям Заказчика. Опытно-промышленная эксплуатация новой системы проводилась сотрудниками московского подразделения Заказчика, а по достижению удовлетворительных результатов в процессы были включены и региональные отделения секретариата компании.
