Описание
На момент обращения в компанию «Первый Бит» в организации отсутствовала единая система для хранения и обработки документации. Документы согласовывались и подписывались вручную на бумаге. Без системы мониторинга существовали сложности в отслеживании статусов и сроков исполнения задач, что приводило к задержкам в обработке документации. Отсутствие автоматизированной системы привело к сложности сбора и анализа данных о работе с документами. Как следствие, возникали частые проблемы со своевременным увольнением или переводом сотрудников по причине задержек в формировании комплектов кадровых документов, а отсутствие учёта входящей / исходящей документации приводило к тому, что из-за нарушения сроков подготовки ответа компании приходилось платить штрафы.
В рамках проекта было проведено обследование для определения ключевых бизнес-процессов и проблематики, по результатам которых сформировали следующий список задач:
- Настроить процессы обработки договорной документации. В рамках этой задачи важно было учесть необходимость установки взаимосвязи между основными договорами, дополнительными соглашениями, спецификациями и заявками. Это позволит отслеживать изменения и дополнения, а также обеспечит целостность информации;
- Автоматизировать процессы кадрового документооборота: процессы по приёму на работу, переводу и увольнению, а также оформлению отпусков;
- Настроить в системе возможность учёта и обработки тендерных процедур.
В рамках настройки процессов обработки договорной документации преимущественно использовался типовой функционал «1С:Документооборот». Выстроены правила обработки для всех видов договоров, их дополнительных соглашений и спецификаций. Для обработки договоров были написаны автоподстановки. Также для документов настроены связи для прослеживаемости документов. Для договоров подряда / субподряда были созданы дополнительные реквизиты, необходимые для дальнейшей передачи договоров подряда / субподряда из «БИТ.Строительства» в «1С:Документооборот» посредством бесшовной интеграции.
Отдел управления персоналом
Кадровая документация также настраивалась с помощью типового функционала программы «1С:Документооборот». Такие документы имеют сложную структуру согласования у начальников строительных участков, которые автоматически определяются системой в зависимости от реквизитов документов.
Кроме согласования кадровых документов основной проблемой оставался сбор оригиналов, которые ответственный менеджер должен получить от сотрудника для оформления приёма, перевода или увольнения. Затем документы проходили через цепочку согласования, оформления и подписания финальных документов. В результате настройки кадровых документов сотрудники отдела персонала получили возможность контролировать полноту комплектности документов при приёме, переводе и увольнении, а также повысить оперативность согласования. Таким образом, был организован прозрачный процесс приёма на работу, начиная от получения документов кандидата и заканчивая выдачей пропуска на территорию предприятия.
Тендерные торговые процедуры
Для тендерной документации были настроены процессы обработки. В обработке файлов реализована возможность изменения участников процесса, поскольку в зависимости от специфики тендера состав участников может варьироваться. Кроме того, для аналитики по тендерам был доработан отчёт «Реестр по тендерам». Благодаря этому отчёту Руководитель тендерного отдела может оперативно отслеживать информацию по всем тендерам, находящимся в работе, и контролировать их проведение на всех этапах.
Получение корреспонденции
Процессы по обработке входящей и исходящей корреспонденции реализовывались в соответствии с требованиями Заказчика. Для входящих писем использовались тематики, позволяющие разделить документы на различные заданные темы, что ускорило процесс поиска требуемых документов. Получаемые письма проходили через этап «Рассмотрение», в рамках которого назначенный сотрудник определяет, какому именно сотруднику направить письмо в работу. Для исходящих писем настроен процесс по согласованию, подписанию и итоговой отправке письма.
В ходе проекта была внедрена важная доработка, позволившая контролировать сроки исполнения кадровых документов, что помогло избежать ошибок при подготовке документов на увольнение. Также был разработан реестр платежей для главного бухгалтера, который обеспечивает возможность одновременного получения информации о всех подписанных счетах компании для своевременной оплаты.
При запуске и эксплуатации новой системы команда «Первого Бита» активно поддерживала пользователей, консультировала администраторов со стороны Заказчика и обрабатывала все дополнительные запросы.
В результате настройки процессов в системе удалось установить эффективные коммуникации между подразделениями и сделать систему постановки и контроля задач более прозрачной, как внутри отдельных подразделений, так и по всей компании. Специалисты компании «Первый Бит» смогли создать сложную организационную структуру, состоящую из девяти юридических лиц, что обеспечило сотрудникам различных организаций безопасную работу в одной базе.
